Integritetspolicy NICONOVUM AB

Denna integritetspolicy förklarar hur Niconovum AB (”vi”, ”oss” eller ”Niconovum”) behandlar dina personuppgifter i egenskap av personuppgiftsansvarig beroende på din relation till Niconovum.

Vi åtar oss alltid att skydda och respektera din integritet och behandla dina personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning om skydd av personuppgifter, dvs. den Allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) och den svenska dataskyddslagen.

Vid funderingar eller frågor kring Niconovums behandling av dina personuppgifter, vänligen använd den kontaktinformation som anges nedan för att kontakta oss.

1. Personuppgiftsansvarig
Företaget som är ansvarigt för behandlingen av dina personuppgifter är:

Niconovum AB
Hyllie Boulevard 32
215 32 Malmö
Sweden

E-post: info@niconovum.se
Telefon: +46 (0)42 19 94 30


2. BESKRIVNING AV behandlingen av DINA PERSONUPPGIFTER
I följande tabeller hittar du information om hur Niconovum behandlar dina personuppgifter beroende på din relation till Niconovum, och i vilket syfte vi behandlar dina personuppgifter.

I tabellerna nedan hittar du information om hur vi behandlar dina personuppgifter, inklusive information om våra ändamål med behandlingen, kategorier av personuppgifter som vi behandlar, hur vi samlar in dina personuppgifter, de rättsliga grunder vi baserar oss på vid behandlingen av dina personuppgifter, information om parter som vi eventuellt kommer att dela dina personuppgifter med och information om hur länge vi lagrar dina personuppgifter.

Du kan välja mellan information om hur vi behandlar dina personuppgifter när du:

  • besöker vår webbplats
  • tar emot och deltar i Niconovums marknadsföring
  • kommunicerar med oss och vår kundtjänst
  • är kund, leverantör, samarbetspartner eller annan representant för tredje part

Vänligen välj det stycke som är relevant för dig.

 

När du besöker vår webbplats

Niconovum behandlar dina personuppgifter när du besöker vår webbplats genom att placera cookies som samlar in personuppgifter om dig. Niconovum kan använda personuppgifter som samlas in genom cookies för statistiska, analytiska, optimerings- och funktionalitetsändamål samt för direktmarknadsföring och andra typer av marknadsföring beroende på vilken av våra webbplatser du besöker. Du hittar mer information om de exakta ändamålen med vår användning av cookies i cookieinformationen på webbplatsen du besöker.

Niconovum använder endast icke-nödvändiga cookies om du har samtyckt till detta. Du kan alltid återkalla eller anpassa ditt samtycke genom att radera eller blockera cookies i din webbläsare eller i cookieöversikten eller genom att kontakta oss. Läs mer om Niconovums användande av cookies, inklusive hur du raderar och blockerar cookies, i vår cookieöversikt och policy här. Läs mer i avsnitt 6 nedan om hur du återkallar ditt samtycke genom att kontakta oss.

Kategorier av personuppgifter och källor
Vi kan behandla följande kategorier av personuppgifter om dig:

Vanliga personuppgifter:
Information om ditt beteende på vår webbplats och teknisk information om ditt besök, inklusive detaljer kring ditt besök på vår webbplats och hur du har navigerat på webbplatsen, trafikinformation, information om vilken enhet du använder, din MAC-adress, din IP-adress och information om din IP-adress såsom geografisk plats, typ av webbläsare etc. Vi behandlar även det samtyckes som du eventuellt lämnar.

Källor:
Vi samlar in dina personuppgifter direkt fån dig genom ditt användande av webbplatsen.
Niconovum kan också behandla dina personuppgifter för kommunikations- och kundsupportsändamål om du väljer att kontakta oss via vår webbplats, t.ex. genom att använda chattfunktionen eller kontaktformulär som finns tillgängliga på webbplatsen.

Vänligen se avsnittet ”När du kommunicerar med oss och vår kundtjänst” för information om hur vi behandlar dina personuppgifter för detta ändamål.

Rättsliga grunder
Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av följande rättsliga grunder:

  • Artikel 6.1.a (samtycke till behandlingen av personuppgifter genom användande av icke-nödvändiga cookies)
  • Artikel 6.1.f (nödvändig behandling för att uppnå vårt berättigade intresse av att bedriva vår verksamhet och att utveckla vår verksamhet och våra produkter, inklusive att samla in statistik och analusera användande av webbplatsen och att optimera användarupplevelsen på webbplatsen liksom för marknadsföring av våra produkter)

Mottagare
Vi kan dela dina personuppgifter för det beskrivna syftet med:

  • Affärspartners och tredje parter, inklusive leverantörer och säljare som vi arbetar med för att underlätta vår verksamhet
  • Koncernföretag
  • (Potentiella) köpare, vid eventuell försäljning
  • Sociala medier och andra tredje parter som beskrivs i vår cookieöversikt och policy.

Niconovum kan använda tredjepartscookies, t.ex. för att komma ihåg dina inställningar, för att mäta trafik, för statistik, för att visa anpassad marknadsföring och för att skapa lookalike-målgrupper och anpassad marknadsföring och för att följa ditt användande av vår webbplats.
För dessa typer av personuppgiftsbehandlingar kommer Niconovum i vissa fall att agera som gemensamt personuppgiftsansvarig tillsammans med leverantören av tredjepartscookies.
Du kan läsa mer om vårt användande av tredje parter och även hitta länkar till den relevanta tredje partens egen integritetspolicy i cookieöversikten och policyn på vår webbplats här.

Lagring av personuppgifter
Lagringstiderna varierar beroende på vilken cookie som har placerats via våra webbplatser.

Du kan läsa mer om cookies och lagringstider i vår cookiepolicy, tillgänglig här.

När du tar emot och deltar i Niconovums marknadsföring

Niconovum behandlar dina personuppgifter i marknadsföringssyfte när du anmäler dig till nyhetsbrev och annat marknadsföringsmaterial från Niconovum, om du följer och/eller interagerar med våra konton på sociala medier eller om du deltar i någon kampanjaktivitet för Niconovum, t.ex. evenemang, fester, tävlingar, lotterier etc. samt om du anmäler dig för att ta emot rabatter och erbjudanden.

Kategorier av personuppgifter och källor
Vi kan behandla följande kategorier av personuppgifter om dig:

Vanliga personuppgifter:
Namn, e-postadress, information om din ålder, information om ditt konto i sociala medier, information om hur du interagerar med oss i sociala medier.

Information som du väljer att uppge när du interagerar med oss på marknadsföringsplattformar eller i marknadsföringssammanhang.

Om du deltar i Niconovums evenemang kan vi också ta bilder och filma under evenemanget, dock endast med ditt samtycke.

Information kring att du tar emot nyhetsbrev från oss, inklusive information om huruvida du har öppnat ett nyhetsbrev, vilka delar av nyhetsbrevet du har klickat på etc. men endast om du har lämnat ditt samtycke till sådan spårning.

Källor:
Vi samlar in dina personuppgifter direkt från dig.

Rättsliga grunder
Vi behandlar dina personuppgifter på följande rättsliga grunder:

  • Artikel 6.1.a (samtycke)

Artikel 6.1.f (nödvändig behandling för att uppnå vårt berättigade intresse av att marknadsföra vår verksamhet och våra produkter),
inklusive:

• Utskick av nyhetsbrev och annat marknadsföringsmaterial till dig och optimering av effekten av sådan marknadsföring
• Hantera erbjudanden och rabatter
• Vara värd för och delta i marknadsföringsaktiviteter
• Marknadsföra våra produkter och vår verksamhet på sociala medier och andra plattformar samt interagera med våra kunder och konsumenter på diverse sociala medier och plattformar

Mottagare
Vi kan dela dina personuppgifter för det beskrivna syftet med:

  • Affärspartners och tredje parter, inklusive leverantörer och säljare som vi arbetar med för att bedriva verksamhet (t.ex. leverantörer, tjänsteleverantörer, teknisk och IT- och digital support)Koncernföretag
  • Sociala medier; i vissa fall har vi ett gemensamt personuppgiftsansvar tillsammans med sociala medier-leverantören, såsom Facebook. Se Facebooks Integritetspolicy här
  • Allmänheten; om du ger oss ditt samtycke att använda allt material som du delar till allmänheten, t.ex. material du delar via vår webbplats.
  • (Potentiella) köpare, säljare och rådgivare vid eventuell försäljning eller köp

Lagring av personuppgifter
Vi lagrar personuppgifter som behandlas för detta ändamål så länge du prenumererar på våra nyhetsbrev.

Glöm inte att du alltid kan avsluta din prenumeration genom att klicka på länken längst ner i nyhetsbrevet! Läs undertill om hur du kan återkalla ditt samtycke.

Marknadsföringsmaterial lagras i enlighet med vårt avtal och från fall till fall men raderas så fort som möjligt, t.ex. när en tävling eller ett lotteri har avslutats.

Bilder och videomaterial av dig lagras i högst 2 år.

Vissa personuppgifter följer de lagringsperioder som står angivna i ”När du kommunicerar med oss och vår kundtjänst” nedan.

 

När du kommunicerar med oss och vår kundtjänst

Niconovum behandlar dina personuppgifter i syfte att kommunicera och interagera med dig samt tillhandahålla en god kundservice och för att hantera alla frågor, anspråk etc. som kan uppstå kring våra produkter, tjänster och Niconovum i allmänhet t.ex. som en verksamhet, som en arbetsplats för rekryteringsändamål samt i syfte att förbättra vår verksamhet och kvaliteten på våra tjänster och produkter i detta avseende.

Vi kommunicerar med och tillhandahåller kundtjänst till både kunder och konsumenter och, beroende på hur du väljer att kontakta oss, kan vi kommunicera med dig via e-post, telefon, vår webbsida genom kontakformulär och chattar samt genom chattar i sociala medier och plattformar som t.ex. Instagram/Facebook när du följer eller interagerar med våra konton på sociala medier.

Kategorier av personuppgifter och källor
Vi kan behandla följande kategorier av personuppgifter om dig:

Namn, e-postadress, telefonnummer, yrkesbefattning, information om ditt konto på sociala medier och annan information som du uppger i din förfrågan när du tar kontakt med oss, t.ex. de frågor du vill ställa till oss och information som hör till din förfrågan samt annan information som vi kan behöva för att behandla din förfrågan.

Information som relaterar till eventuella anspråk eller klagomål som du kan ha kring våra produkter, t.ex. din erfarenhet eller bieffekter av produkterna. I vissa fall kan sådan information som du väljer att delge oss utgöra känsliga personuppgifter

När du ringer till vår kundtjänst kan vi spela in samtalet för interna utbildningsändamål om du ger oss ditt samtycke till det.

Om du kommunicerar med oss och vår kundtjänst i rekryteringssyfte, t ex i syfte att veta mer om livet på Niconovum, rekryteringsprocessen mm. kommer vi även behandla de personuppgifter om dig som du ger oss, dvs. dina kontaktuppgifter, din förfrågan, vår korrespondens och eventuella bilagor som ansökan, CV, etc. Den här informationen kommer att lagras lokalt hos Niconovum i upp till två år varefter den kommer att raderas. I fall av en formell rekryteringsprocess kommer vi alltid att hänvisa dig till vår officiella rekryteringskanal för jobbansökningar eller vår HR-avdelning och vi kommer då att radera det material du kan ha skickat.

Om du kommunicerar med oss/och vår kundtjänst som en icke-konsument, vänligen se avsnittet nedan ’’När du är kund, leverantör, affärspartner eller annan tredje parts företrädare’’.

Källor:
Vi samlar in dina personuppgifter direkt från dig när du kontaktar oss


Rättsliga grunder för personuppgiftsbehandlare
Vi behandlar dina personuppgifter på följande rättsliga grunder:

Artikel 6.1.a (samtycke) med hänvisning till inspelningar
Artikel 6.1.b (nödvändig behandling för att fullgöra ett avtal med dig)
Artikel 6.1.c (nödvändig behandling för att fullgöra våra rättsliga förpliktelser), inklusive

– lagstiftning eller annan författning som företaget omfattas av i syfte att hantera eventuella anspråk eller klagomål som du kan ha kring våra produkter, inklusive lagstiftning som beskriver våra skyldigheter gentemot dig

Artikel 6.1.f (behandlingen är nödvändig för att tillvarata våra berättigade intressen för att driva, utveckla och marknadsföra vår verksamhet), vilket inkluderar

– erbjudande av kundtjänst
– optimering och förbättring av våra produkter, vår verksamhet och vår kundtjänst samt
– för att hantera krav och klagomål

Artikel 9.2.f (nödvändig behandling för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk) om behandlingen gäller känsliga personuppgifter för att hantera anspråk, klagomål eller andra förfrågningar, t.ex. information om bieffekter eller dina erfarenheter om våra produkter.


Mottagare
Dina personuppgifter kan komma att delas med:

  • Affärspartners och tredje parter, inklusive leverantörer och säljare som vi arbetar med för att bedriva verksamhet (t.ex. leverantörer, teletjänstcentraler, tjänsteleverantörer, teknisk och IT samt digital support)
  • Sociala medier, om vi kommunicerar med dig genom sådana
  • Koncernföretag
  • Offentliga myndigheter om det begärts och/eller är nödvändigt
  • (Potentiella) köpare, säljare och rådgivare vid eventuell försäljning eller köp

Lagring av personuppgifter
Vi lagrar dina personuppgifter så länge det anses vara nödvändigt för att vi ska kunna hitta en lösning på din förfrågan, dvs. för att kunna besvara dina frågor och/eller hantera dina klagomål och anspråk. Som huvudregel behåller vi dina personuppgifter i upp till sex månader efter avslutad korrespondens eller ärendets avslut.

Vi kan komma att spara dina personuppgifter under en längre tid om din förfrågan är, eller möjligen kan utvecklas till en potentiell tvist eller om det annars är motiverat av tillämplig lagstiftning. Lagringsperioden därefter beror på omständigheterna kring din förfrågan, inklusive innehållet i din förfrågan, skadeståndsanspråk, rapporter om biverkningar etc., och vi behåller endast personuppgifter för att kunna dokumentera ärendet och hantera en potentiell (juridisk) tvist eller skyldighet som härrör från eller är förknippad med din förfrågan och endast under den period som tvisten är aktuell etc. i enlighet med rådande preskriptionslagar.

Inspelningar av samtal som du gett ditt samtycke till raderas efter 30 dagar.

När du är kund, leverantör, affärspartner eller annan tredje parts företrädare

Niconovum behandlar dina personuppgifter för affärsverksamhetsändamål när du företräder din arbetsgivare eller har en relation till ett företag där din arbetsgivare eller företaget är en (potentiell) kund, leverantör eller annan tredje part för Niconovum, t.ex. om du kommunicerar med Niconovum som en del av ditt arbete för en av Niconovums (potentiella) affärspartners eller andra parter som Niconovum kommunicerar och samarbetar med.

Exempel på sådan kommunikation kan vara som en del av marknadsföringen av våra produkter, försäljning och distribution av Niconovums produkter, konto- och kundhantering, KYC-syften, kontakt med offentliga myndigheter, statliga tjänstemän, politiker, kontakt med journalister, medieintressenter, aktieägare, deltagande i evenemang, tävlingar och andra marknadsföringsaktiviteter, samarbete med tredjepartsleverantörer och agenturer för att stödja vår verksamhet, t.ex. IT och digital support, förare och leverantörer, samarbete med företag, återförsäljare, externa konsulter, organisationer, återförsäljare, externa konsulter, Niconovum -ambassadörer, städföretag, livsmedelsleverantörer, på-plats-vakter etc.

Kategorier av personuppgifter och källor
Vi kan behandla följande kategorier av personuppgifter om dig:

Vanliga personuppgifter:

Namn, yrkesbefattning, arbetsplats, inloggningsuppgifter, underskrift och kontaktinformation såsom e-post och telefonnummer samt annan information som du väljer att lämna till oss. Vi kan även behandla kopia av ditt pass eller andra ID-handlingar för KYC-processer.

Information om uppgiften/tjänsten/ ärendet etc. som vår relation avser, inklusive all kommunikation och behandling av personuppgifter i detta avseende, t.ex. kommunikation om vårt (potentiella) samarbete, våra produkter och försäljning samt distributionen av våra produkter, beställningar och returer, förhandlingar, potentiella tvister och klagomål, allmänna affärsfrågor, marknadsföring, produkt-och försäljningsanalyser, affärsstrategier, ekonomisk förvaltning och budgetförvaltning, fakturering, fakturering och bokföringsfrågor, krishantering, projekt och planering, externa affärer och revisioner, marknadsföring, politik, affärsstrategier och affärsplaner, konto och (potentiella) kunder samt kontohantering, segmentering och service, hantering av IT-system och support etc.

Information som hänför sig till ditt deltagande i evenemang som vi håller i, eller andra evenemang som vi uppmanar dig att delta i tillsammans med oss
Om du besöker eller arbetar i våra lokaler kan vi också behandla information om dig genom vår användning av övervakningskameror och inloggning med passerkort.

Källor:
Vi samlar in dina personuppgifter antingen direkt från dig eller från företaget som du arbetar för eller har en relation till: kund, leverantör eller annan tredje part som vi arbetar med eller har en relation till.

Rättsliga grunder för databehandlingen
Vi behandlar dina personuppgifter på följande rättsliga grunder:

Artikel 6.1c (nödvändig behandling för att fullgöra våra rättsliga förpliktelser att utföra KYC-kontroller av våra kunder)

Artikel 6.1.f (nödvändig behandling för att uppnå Niconovums legitima intresse inom ramen för affärsverksamhet och utveckling), inklusive:
– kommunikation och samarbete med kunder, leverantörer och andra tredje parter och affärspartners som vi arbetar med eller har en relation till,

– framställning av produkter,

– försäljning och distribution av produkter,

– marknadsföring av våra produkter,

– kundförvaltning och utveckling,

– säkerhetsåtgärder, såsom övervakningsarbete och passerkort

– och även andra affärsrelaterade frågor.

Mottagare
Vi kan dela dina personuppgifter med:

  • Affärspartners och tredje parter, inklusive leverantörer och säljare som vi arbetar med för att bedriva verksamhet (t.ex. leverantörer, tjänsteleverantörer, teknisk och IT samt digital support)
  • Sociala medier beroende på avtalets karaktär och de enskilda omständigheterna, t.ex. om du är ambassadör för Niconovum eller deltar i ett evenemang som Niconovum är värd för
  • Koncernföretag
  • Offentliga myndigheter på begäran
  • Företaget som du arbetar med eller har en relation till; kund, leverantör eller annan tredje part och affärspartners till Niconovum
  • (Potentiella) köpare, säljare och rådgivare vid eventuell försäljning eller köp
  • Värd-evenemang som vi deltar i med våra kunder såväl som byråer som hjälper oss att planera dessa

 

Lagring av personuppgifter
Vi bevarar personuppgifter som behandlas för detta ändamål enligt följande:

Som huvudregel bevarar vi dina personuppgifter i upp till fem år från slutet av det år då det senaste köpet eller leveransen genomfördes, eller från slutet av vår affärsrelation/samarbete eller affärsrelationen/samarbetet med företaget du företräder eller har en relation till.

Vi kan emellertid lagra personuppgifter under en längre tid om detta anses nödvändigt i ett specifikt fall, t.ex. för att fastställa rättsliga anspråk eller för att Niconovum ska kunna dokumentera förhållandet och/eller särskilda omständigheter vad gäller kund, leverantör eller annan tredje part.

Vi kan även radera dina personuppgifter tidigare, vilket är fallet om du förekommer på övervakningskameror, om du har deltagit i ett evenemang eller andra marknadsföringsaktiviteter.

En del förfrågningar följer de lagringsperioder som nämns i ”När du kommunicerar med oss och vår kundtjänst”– vänligen se detta avsnitt för mer information.


3. överföring till länder utanför EU/EES

I vissa fall kommer vi att överföra personuppgifter till länder utanför EU/EES-området.

Sådan överföring sker enligt följande rättsliga grunder:

a) Landet/länderna anses ha en adekvat skyddsnivå för personuppgifter enligt Europeiska kommissionen, dvs. landet är ett ”säkert/adekvat tredje land”.

b) Landet/länderna anses ej ha en adekvat skyddsnivå för personuppgifter enligt Europeiska kommissionen. Vi kommer att tillämpa lämpliga skyddsåtgärder vid överföringen:
• Genom användningen av ”modellavtal för överföring av personuppgifter till tredje land”, i enlighet med vad som publicerats av Europeiska kommissionen, eller annat avtal som godkänts av behöriga myndigheter. Du kan erhålla en kopia av avtalet/överenskommelsen genom att kontakta oss på gdpr_emails@Niconovum.com;

c) Vid avsaknad av beslut om landets adekvata skyddsnivå och lämpliga skyddsåtgärder enligt vad som nämns ovan kan överföringen ske i vissa begränsade fall om i) du har gett ditt samtycke till överföringen, ii) överföringen är nödvändig för genomförandet av ett avtal mellan dig som berörd person och Niconovum som personuppgiftsansvarig eller för genomförandet av för kontraktuella åtgärder som vidtas på din begäran, eller iii) överföringen är nödvändig för att ingå eller fullfölja ett avtal som har ingåtts i ditt intresse som berörd person mellan Niconovum som personuppgiftsansvarig och annan tredje part.

4. AUTOMATISERADE BESLUT

Vi använder ej automatiserade beslut enligt GDPR artikel 22.

5. OBLIGATORISK INFORMATION

En del av den information som vi behandlar om dig kan vara obligatorisk för oss att samla in med avsikt att kunna tillhandahålla tjänster som du begärt av oss. Följden av att inte uppge obligatorisk information är att vi inte kan tillhandahålla tjänsten du begärt av oss.

6. DINA RÄTTIGHETER

Du har följande rättigheter:

  • Du har rätten att:
    – begära åtkomst till dina personuppgifter (GDPR artikel 15)
    – begära rättelse av dina personuppgifter (GDPR artikel 16)
    – begära radering av dina personuppgifter (GDPR artikel 17)
    – begränsa behandlingen av dina personuppgifter (GDPR artikel 18)
    – ta emot dina personuppgifter i ett strukturerat, vanligen tillämpat och maskinläsbart format (dataportabilitet) (GDPR artikel 20)Om behandlingen av dina personuppgifter utgår från ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Ditt återkallande påverkar inte lagligheten i behandlingen som utförts innan du återkallade ditt samtycke. Du kan återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss på info@niconovum.se och +46 (0)42 19 94 30. Om du vill återkalla ditt samtycke vad gäller cookies, se vår cookieöversikt och policy.

Dessutom har du rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter enligt följande.

  • Om behandlingen av dina personuppgifter baseras på artikel 6.1 (e) eller artikel 6.1 (f), se ovan angående rättsliga grunder, har du rätt att närsomhelst invända, på grundval av skäl som rör din specifika situation, mot behandlingen av dina personuppgifter.
  • Om dina personuppgifter behandlas för direkt marknadsföring har du rätt att när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter för sådan marknadsföring.

Du kan vidta åtgärder för att utöva dina rättigheter genom att kontakta oss på info@niconovum.se och +46 (0)42 19 94 30.

Det kan finnas villkor eller begränsningar för dessa rättigheter. Det är därför inte säkert att du till exempel har rätt till dataportabilitet i ett specifikt fall – detta beror på de specifika omständigheterna för behandlingen.

Du kan också lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten:
The Swedish Authority for Privacy Protection (Integritetsskyddsmyndigheten)
Box 8114, 104 20 Stockholm
Email: imy@imy.se
Telefon: +46 (0)08-657 61 00

Senast uppdaterad: 17 december 2022